Da Remote-Arbeit zur neuen Norm wird, werden hybride Arbeitsplatzmodelle in großen und kleinen Unternehmen immer häufiger eingesetzt. Studien zeigen, dass 80 % der Mitarbeiter auch nach der Pandemie von den Vorteilen eines hybriden Arbeitsmodells profitieren werden, was einen deutlichen Wandel hin zur digitalen Transformation in der Unternehmenswelt verdeutlicht. Doch was genau ist ein nachhaltiges hybrides Arbeitsplatzmodell, und wie können Personal- und Facility Manager ein solches Modell entwickeln, das für ihr Unternehmen funktioniert?

Ein nachhaltiges hybrides Arbeitsplatzmodell stellt die Erfahrung und Zufriedenheit der Mitarbeiter in den Vordergrund, indem es eine Mischung aus Büroarbeit, Remote-Arbeit und mobiler Arbeit unterstützt. Dieses Modell gibt den Mitarbeitern die Flexibilität, selbst zu entscheiden, wo und wie sie am effektivsten arbeiten. Dies fördert ein Gefühl von Gleichberechtigung, Vielfalt und Inklusion und fördert gleichzeitig hohe Effizienz und Produktivität.

Durch einen hybriden Ansatz können Unternehmen Mitarbeiter mit spezifischen Fähigkeiten gewinnen, sich einen Wettbewerbsvorteil verschaffen und durch den Zugriff auf größere Talentpools neue Märkte erschließen. Die Produktivität rund um die Uhr und die beständige Unternehmenskultur, die die harte Arbeit und das Engagement jedes Einzelnen unabhängig von seinem Standort respektiert, machen das Hybridmodell ideal für Arbeitgeber und Arbeitnehmer.

Hier sind einige Tipps für Personal- und Facility Manager, um den Übergang zu einem hybriden Arbeitsplatzmodell erfolgreich zu gestalten:

1. Definieren Sie Ihre Richtlinien für virtuelles Arbeiten klar
Die Festlegung einer klaren Richtlinie für virtuelles Arbeiten ist unerlässlich, damit die Mitarbeiter wissen, wann sie im Büro erwartet werden, ob es bestimmte Tage für die Anwesenheit bestimmter Teams gibt und ob es eine Mindestanzahl an Tagen pro Monat gibt, an denen sie erscheinen müssen. Die neue Normalität der Aufteilung der Zeit zwischen Arbeitsplatz und Zuhause erfordert Flexibilität und Rücksichtnahme auf die Zeitpläne aller Beteiligten.

2. Setzen Sie effektive Erwartungen und Kommunikationsrichtlinien
Definieren Sie die Rollen und Verantwortlichkeiten Ihrer Teammitglieder klar, um die Zufriedenheit, das Vertrauen und die Umsetzungskompetenz der Mitarbeiter zu stärken. Führungskräfte sollten Kommunikationsrichtlinien festlegen und regelmäßige Einzelgespräche mit ihren Mitarbeitern vereinbaren, um den Fortschritt zu überwachen, Unterstützung anzubieten und ein hohes Engagement sicherzustellen.

3. Konzentrieren Sie sich auf Ergebnisse und stärken Sie Ihr Team
In einer hybriden Arbeitsumgebung ist Flexibilität der Schlüssel zur Leistung. Führungskräfte sollten sich darauf konzentrieren, ihren Mitarbeitern die Tools und Ressourcen zur Verfügung zu stellen, die sie für ihren Erfolg benötigen, und gleichzeitig die erwarteten Ergebnisse vorhersehen. Physische Nähe ist nicht notwendig, um ein starkes Arbeitsumfeld mit hohem Mitarbeiterengagement zu schaffen.

4. Fördern Sie Flexibilität und Auswahl
Lassen Sie Ihre Mitarbeiter selbst entscheiden, wann sie am produktivsten arbeiten – ob früh morgens oder spät abends. Indem sie ihre Arbeitszeiten an ihr Privatleben anpassen, können Manager die Arbeitsleistung steigern und das Wohlbefinden der Mitarbeiter verbessern.

5. Unterstützen Sie Befürworter der Fernarbeit
Nehmen Sie sich die Zeit, einen digitalen Arbeitsplatz zu entwickeln, der den Bedürfnissen und Vorlieben Ihrer Mitarbeiter entspricht. Während neue digitale Tools für manche spannend sein können, können sie andere überfordern. Bestimmen Sie in jedem Team einen Ansprechpartner, der Beratung und Empfehlungen zu digitalen Tools gibt, um ein nahtloses digitales Arbeitsplatzerlebnis für alle zu gewährleisten.

6. Maximieren Sie den Wert von Employee Resource Groups (ERGs)
Fördern Sie die Bildung freiwilliger, von Mitarbeitern geleiteter Gruppen, die Vielfalt und Inklusion fördern und ein unterstützendes Umfeld für Mitarbeiter mit gemeinsamen Identitäten schaffen. ERGs fördern nicht nur die Kompetenzentwicklung und den Zusammenhalt, sondern halten Führungskräfte auch über wichtige Themen ihrer Teams auf dem Laufenden.

7. Coachen Sie Manager bei der Navigation in einer hybriden Umgebung
Führungskräfte spielen eine entscheidende Rolle beim Aufbau von Beziehungen, der Förderung von Vertrauen und der Zielstrebigkeit von Remote- und Vor-Ort-Teams. Indem sie Empathie, Aufmerksamkeit und menschliche Verbundenheit in den Vordergrund stellen, können Führungskräfte ein positives Arbeitsumfeld schaffen, das das Wohlbefinden und die Produktivität der Mitarbeiter fördert.

8. Seien Sie ein Coach, nicht nur ein Vorgesetzter
Führen Sie einen wechselseitigen Dialog mit Ihren Teammitgliedern, um ihnen Orientierung, Werkzeuge und Anerkennung für gute Arbeit zu geben. Durch Investitionen in die Entwicklung und Weiterentwicklung ihrer Mitarbeiter können Manager das Vertrauen, das Engagement und die Leistung ihrer Teams steigern.

9. Statten Sie Manager mit den notwendigen Werkzeugen für den Erfolg aus
Verstehen Sie die spezifischen Bedürfnisse von Managern und stellen Sie ihnen Tools für Leistungsmanagement und Zusammenarbeit zur Verfügung, um die Kommunikation zu verbessern und ihre Teams zu unterstützen. Indem Sie Managern die Motivationen und Arbeitspräferenzen ihrer Teammitglieder besser verstehen, können sie diese effektiver unterstützen und anleiten.

10. Sammeln Sie kontinuierlich Feedback
Erstellen Sie mehrere Kanäle, über die Mitarbeiter regelmäßig Feedback geben können, z. B. Slack-Kanäle für Feedback oder vierteljährliche Umfragen. Kontinuierliches Feedback trägt dazu bei, ein erfolgreiches hybrides Arbeitsplatzmodell aufzubauen, die Unternehmenskultur zu verbessern, das Engagement der Mitarbeiter zu steigern und die von den Mitarbeitern bevorzugten Technologietools zu identifizieren.

11. Planen Sie regelmäßige Meetings
Organisieren Sie regelmäßige Teambesprechungen, um die Zusammenarbeit, den Ideenaustausch, Feedback und das Lernen zu fördern. Besprechungen können dazu beitragen, dass sich Teammitglieder an entfernten Standorten mit ihren Teams verbunden und engagiert fühlen. Dies reduziert das Gefühl der Isolation und verbessert die Kommunikation und Teamarbeit.

12. Veränderungen annehmen
Fördern Sie eine wachstumsorientierte Denkweise bei Ihren Teammitgliedern, um die hybride Arbeitsumgebung kontinuierlich zu bewerten und zu verbessern. Durch regelmäßiges Einholen von Feedback und proaktives Angehen von Herausforderungen können Unternehmen einen nachhaltigen Arbeitsplatz schaffen, der effektive Kommunikation, Planung und Teamarbeit fördert.

13. Schaffen Sie ein positives Arbeitserlebnis
Sorgen Sie dafür, dass sich Ihre Mitarbeiter auf den Besuch am Arbeitsplatz freuen, auch wenn sie nicht täglich vor Ort sind. Investitionen in ein positives Arbeitsumfeld können dazu beitragen, Mitarbeiter zu binden und ein unterstützendes Umfeld für diejenigen zu schaffen, die ins Büro kommen. Dies entspricht den Grundprinzipien eines hybriden Arbeitsplatzmodells.

14. Fordern Sie Input von Ihrem Team an
Beziehen Sie alle Mitarbeiter ein, um ein hybrides Arbeitsmodell zu entwickeln, das den individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens entspricht. Indem Sie die Meinung aller Mitarbeiter einholen, nicht nur einiger weniger, können Sie Ihr Arbeitsplatzmodell an unterschiedliche Arbeitspräferenzen und Lebensstile anpassen und so ein integrativeres und unterstützenderes Arbeitsumfeld schaffen.

15. Investieren Sie in die Unternehmenskultur
In einem hybriden Büroumfeld ist die Aufrechterhaltung einer starken Unternehmenskultur unerlässlich, um die Konnektivität und Zusammenarbeit zwischen Remote- und Vor-Ort-Teammitgliedern zu fördern. Überlegen Sie, wie Sie Erlebnisse gestalten können, die mit den Werten Ihres Unternehmens übereinstimmen und die Zusammenarbeit priorisieren, um die Teambeziehungen zu stärken und ein positives Arbeitsumfeld zu fördern.

16. Inklusion und psychische Gesundheit fördern
Führungskräfte sollten die psychische Gesundheit und das Wohlbefinden ihrer Mitarbeiter fördern, indem sie eine Kultur der Offenheit und Unterstützung schaffen. Engagieren Sie sich mit abwesenden Teammitgliedern und organisieren Sie unterhaltsame Veranstaltungen, an denen alle Teammitglieder teilnehmen können. Nutzen Sie Software, um virtuelles Teambuilding zu fördern und den Teamzusammenhalt zu stärken.

17. Gesundheit und Sicherheit haben Priorität
Sorgen Sie für die Gesundheit und Sicherheit Ihrer Mitarbeiter, indem Sie Maßnahmen wie virtuelle Gesundheitsscreening-Technologien und flexible Urlaubsregelungen implementieren, damit kranke Mitarbeiter ohne Lohneinbußen von zu Hause aus arbeiten können. Die Förderung der Fernarbeit kranker Mitarbeiter trägt dazu bei, ein sicheres und gesundes Arbeitsumfeld für alle zu gewährleisten.

18. Überwachen Sie die Förderung und Projektverteilung
Führungskräfte sollten darauf achten, dass Beförderungen und Projektchancen nach Leistung und nicht nach Sichtbarkeit vergeben werden. In einer hybriden Arbeitsumgebung ist es wichtig, die Beiträge weniger sichtbarer Mitarbeiter anzuerkennen und ihnen gleiche Aufstiegschancen und Anerkennung zu bieten.

19. Entwickeln Sie Systeme zur Unterstützung flexibler Arbeit
Investieren Sie in Technologien, die eine reibungslose Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen Remote- und Vor-Ort-Mitarbeitern ermöglichen, wie z. B. Videokonferenz-Tools und Cloud-basierte Filesharing-Programme. Gestalten Sie Büropläne, die den individuellen Arbeitspräferenzen gerecht werden und die Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern an verschiedenen Standorten fördern.

20. Planen Sie die Technologienutzung
Nutzen Sie die digitale Transformation, indem Sie Kommunikationstools, Videokonferenzplattformen und andere Technologieanwendungen nutzen, die Remote- und Hybridarbeit unterstützen. Technologie spielt eine entscheidende Rolle bei der Überbrückung der Kluft zwischen Remote- und Vor-Ort-Mitarbeitern und ermöglicht eine nahtlose Zusammenarbeit und Kommunikation über verschiedene Standorte hinweg.

21. Optimieren Sie Ihren Arbeitsbereich
Optimieren Sie Ihre Büroaufteilung, um den Anforderungen eines hybriden Arbeitsplatzmodells gerecht zu werden, das flexiblere Arbeitsplätze und Gemeinschaftsräume umfassen kann. Bestimmen Sie die notwendigen Änderungen an Ihrer Bürokonfiguration anhand der Arbeitsweise Ihrer Mitarbeiter und stellen Sie sicher, dass der Arbeitsbereich ihre Produktivität und ihr Wohlbefinden unterstützt.

22. Mit gutem Beispiel vorangehen
Pflegen Sie eine positive Unternehmenskultur, die Kommunikation, Vertrauen und gegenseitigen Respekt zwischen den Mitarbeitern unabhängig von ihrem Standort schätzt. Stärken Sie die Verbindungen Ihres Teams, fördern Sie einen offenen Dialog und legen Sie Wert auf das Wohlbefinden der Mitarbeiter, um ein kohärentes und unterstützendes Arbeitsumfeld in einem hybriden Umfeld zu gewährleisten.

23. Kommunizieren Sie die Erwartungen an den Job klar
Seien Sie bei der Einstellung neuer Mitarbeiter transparent über die Abläufe und Erwartungen Ihres Unternehmens, einschließlich Details zum hybriden Arbeitsplatzmodell. Besprechen Sie während des Einstellungsprozesses die Arbeitsmöglichkeiten im Kontext der hybriden Arbeitsumgebung, um sicherzustellen, dass die Kandidaten wissen, was sie erwartet.

24. Teilen Sie wichtige Dokumente und Daten
Implementieren Sie Richtlinien und Verfahren, um sicherzustellen, dass Mitarbeiter Zugriff auf die Dateien und Informationen haben, die sie für die effektive Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen – unabhängig davon, ob sie remote oder vor Ort arbeiten. Halten Sie Datensicherheits- und Datenschutzprotokolle ein, um Verstöße zu verhindern und Mitarbeitern gleichzeitig den Zugriff auf wichtige Informationen für ihre Arbeit zu ermöglichen.

25. Investieren Sie in virtuelle Arbeitsinitiativen
Verbessern Sie die virtuelle Zusammenarbeit, indem Sie Videokonferenzen für alle Meetings und gesellschaftlichen Veranstaltungen organisieren. So fühlen sich Remote-Mitarbeiter mit ihren Teams verbunden und engagiert. Nutzen Sie Technologie, um die Kluft zwischen Remote- und Vor-Ort-Mitarbeitern zu überbrücken und ein Gefühl der Einheit und des Zusammenhalts unter allen Teammitgliedern zu fördern.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Umstellung auf ein hybrides Arbeitsmodell sorgfältige Planung, effektive Kommunikation und das Engagement für das Wohlbefinden und die Produktivität der Mitarbeiter erfordert. Durch die Umsetzung dieser Tipps für Personal- und Facility Manager können Unternehmen ein nachhaltiges und integratives Arbeitsumfeld schaffen, das die Vorteile hybrider Arbeit maximiert und gleichzeitig die Zusammenarbeit im Team, Innovation und Erfolg im digitalen Zeitalter fördert.