Con l'aumento del lavoro da remoto che sta diventando la nuova norma, i modelli di lavoro ibridi stanno diventando sempre più comuni nelle aziende grandi e piccole. Infatti, gli studi dimostrano che l'80% dei dipendenti sperimenterà i vantaggi di un modello di lavoro ibrido dopo la pandemia, evidenziando un significativo cambiamento verso la trasformazione digitale nel mondo aziendale. Ma cos'è esattamente un modello di lavoro ibrido sostenibile e come possono i responsabili delle risorse umane e dei facility manager crearne uno che funzioni per la loro organizzazione?

Un modello di ambiente di lavoro ibrido sostenibile dà priorità all'esperienza e alla felicità dei dipendenti, supportando un mix di lavoro in ufficio, da remoto e in mobilità. Questo modello offre ai lavoratori la flessibilità di scegliere dove e come lavorare nel modo più efficace, promuovendo un senso di uguaglianza, diversità e inclusione e, al contempo, promuovendo elevati livelli di efficienza e produttività.

Adottando un approccio ibrido, le aziende possono attrarre persone con competenze specifiche, acquisire un vantaggio competitivo e accedere a nuovi mercati accedendo a un bacino di talenti più ampio. La produttività costante e la solida cultura aziendale che rispetta il duro lavoro e l'impegno dei singoli, indipendentemente dalla loro ubicazione fisica, rendono il modello ibrido ideale sia per i datori di lavoro che per i dipendenti.

Per una transizione di successo verso un modello di lavoro ibrido, ecco alcuni suggerimenti per i responsabili delle risorse umane e dei facility manager:

1. Definisci chiaramente la tua politica sul lavoro virtuale
Stabilire una chiara policy sul lavoro virtuale è essenziale affinché i dipendenti capiscano quando è previsto che siano in ufficio, se ci sono giorni specifici in cui determinati team devono essere presenti e se esiste un numero minimo di giorni al mese in cui devono presentarsi. Abbracciare la nuova normalità di dividere il tempo tra lavoro e casa richiede flessibilità e attenzione agli impegni di tutti.

2. Definire aspettative efficaci e linee guida di comunicazione
Fornire ai membri del team definizioni chiare dei loro ruoli e responsabilità per migliorare la soddisfazione, la fiducia e le capacità esecutive dei dipendenti. I manager dovrebbero stabilire linee guida per la comunicazione e programmare incontri individuali regolari con il personale per monitorare i progressi, offrire supporto e garantire un elevato coinvolgimento.

3. Concentrati sui risultati e dai potere al tuo team
In un ambiente di lavoro ibrido, la flessibilità è fondamentale per le prestazioni. I manager dovrebbero concentrarsi sul fornire ai dipendenti gli strumenti e le risorse di cui hanno bisogno per raggiungere il successo, prevedendo al contempo i risultati attesi. La vicinanza fisica non è necessaria per coltivare un ambiente di lavoro solido e con un elevato coinvolgimento dei dipendenti.

4. Incoraggiare la flessibilità e la scelta
Consentire ai dipendenti di scegliere quando lavorare in modo più produttivo, che sia la mattina presto o la sera tardi. Permettendo ai dipendenti di adattare i propri orari di lavoro alle proprie esigenze personali, i manager possono supportare migliori prestazioni lavorative e migliorare il benessere dei dipendenti.

5. Supportare i sostenitori del lavoro a distanza
Prenditi il tempo necessario per sviluppare un ambiente di lavoro digitale in linea con le esigenze e le preferenze dei tuoi dipendenti. Mentre i nuovi strumenti digitali possono essere entusiasmanti per alcuni, altri potrebbero trovarli troppo complessi. Designa un punto di contatto all'interno di ogni team che fornisca indicazioni e consigli sugli strumenti digitali, per garantire un'esperienza di lavoro digitale fluida per tutti.

6. Massimizzare il valore dei gruppi di risorse dei dipendenti (ERG)
Incoraggiare la formazione di gruppi di volontariato guidati dai dipendenti che promuovano la diversità e l'inclusione e offrano un ambiente di supporto per i dipendenti con identità condivise. Gli ERG non solo promuovono lo sviluppo delle competenze e il cameratismo, ma aiutano anche a tenere i leader informati sulle questioni chiave che hanno un impatto sui loro team.

7. Formare i manager su come gestire un ambiente ibrido
I manager svolgono un ruolo fondamentale nel costruire relazioni, promuovere la fiducia e promuovere obiettivi tra i team, sia in remoto che in sede. Dando priorità all'empatia, all'attenzione e al rapporto umano, i manager possono creare un ambiente di lavoro positivo che favorisca il benessere e la produttività dei dipendenti.

8. Sii un allenatore, non solo un supervisore
Avvia dialoghi bidirezionali con i membri del tuo team per fornire indicazioni, strumenti e riconoscimenti per un lavoro ben svolto. Investendo nella crescita e nello sviluppo dei dipendenti, i manager possono aumentare la fiducia, il coinvolgimento e le prestazioni dei loro team.

9. Fornire ai manager gli strumenti necessari per il successo
Comprendere le esigenze specifiche dei manager e fornire loro strumenti di gestione delle prestazioni e di collaborazione per migliorare la comunicazione e supportare i loro team. Permettendo ai manager di comprendere meglio le motivazioni e le preferenze lavorative dei membri del loro team, possono fornire supporto e guida più efficaci.

10. Raccogliere feedback continui
Crea più canali per consentire ai dipendenti di condividere regolarmente il proprio feedback, come canali Slack per il feedback o sondaggi trimestrali. Un feedback continuo aiuta a costruire un modello di ambiente di lavoro ibrido di successo, a migliorare la cultura aziendale, ad aumentare il coinvolgimento dei dipendenti e a identificare gli strumenti tecnologici che i dipendenti preferiscono utilizzare.

11. Pianificare riunioni regolari
Organizza riunioni di team regolari per facilitare la collaborazione, la condivisione di idee, il feedback e l'apprendimento. Le riunioni possono aiutare i membri dei team che lavorano da remoto a sentirsi connessi e coinvolti con i propri team, riducendo il senso di isolamento e migliorando la comunicazione e il lavoro di squadra.

12. Accogli il cambiamento
Incoraggiate una mentalità orientata alla crescita tra i membri del vostro team per valutare e migliorare costantemente l'ambiente di lavoro ibrido. Richiedendo regolarmente feedback e affrontando proattivamente le sfide, le aziende possono creare un ambiente di lavoro sostenibile che promuova comunicazione, pianificazione e lavoro di squadra efficaci.

13. Creare un'esperienza positiva sul posto di lavoro
Assicuratevi che i dipendenti siano ansiosi di visitare il luogo di lavoro, anche se non sono presenti tutti i giorni. Investire in un'esperienza lavorativa positiva può contribuire a fidelizzare i dipendenti e a creare un ambiente di lavoro stimolante per chi si reca in ufficio, in linea con i principi fondamentali di un modello di lavoro ibrido.

14. Richiedi un contributo al tuo team
Coinvolgi ogni dipendente per personalizzare un modello di lavoro ibrido che soddisfi le esigenze specifiche della tua organizzazione. Raccogliendo il contributo di tutti i dipendenti, non solo di pochi eletti, puoi personalizzare il tuo modello di lavoro per adattarlo alle diverse preferenze lavorative e stili di vita, promuovendo un ambiente di lavoro più inclusivo e collaborativo.

15. Investire nella cultura aziendale
In un ambiente di lavoro ibrido, mantenere una solida cultura aziendale è essenziale per promuovere la connettività e la collaborazione tra i membri del team, sia in remoto che in sede. Valuta come progettare esperienze in linea con i valori della tua azienda e dare priorità alla collaborazione per rafforzare le relazioni di squadra e promuovere un ambiente di lavoro positivo.

16. Sostenere l'inclusione e la salute mentale
I manager dovrebbero dare priorità al sostegno della salute mentale e del benessere dei dipendenti, creando una cultura di apertura e supporto. Coinvolgere i membri del team assenti e organizzare eventi divertenti che permettano a tutti di partecipare, utilizzando software per facilitare il team building virtuale e mantenere la coesione del team.

17. Dare priorità alla salute e alla sicurezza
Garantire la salute e la sicurezza dei dipendenti implementando misure come tecnologie di screening sanitario virtuale e politiche di congedo flessibile per consentire ai dipendenti malati di lavorare da remoto senza perdere la retribuzione. Incoraggiare il lavoro da remoto per i dipendenti malati può contribuire a mantenere un ambiente di lavoro sicuro e sano per tutti.

18. Monitorare la promozione e la distribuzione del progetto
I manager dovrebbero vigilare affinché le promozioni e le opportunità di progetto siano distribuite in base al merito piuttosto che alla visibilità. In un ambiente di lavoro ibrido, è essenziale riconoscere il contributo dei dipendenti meno visibili e offrire pari opportunità di avanzamento e riconoscimento.

19. Sviluppare sistemi per supportare il lavoro flessibile
Investi in tecnologie che consentano una comunicazione e una collaborazione fluide tra dipendenti in remoto e in sede, come strumenti di videoconferenza e programmi di condivisione file basati su cloud. Progetta orari di lavoro che tengano conto delle preferenze di lavoro individuali e favoriscano la collaborazione tra i membri del team in sedi diverse.

20. Pianificare l'utilizzo della tecnologia
Adotta la trasformazione digitale utilizzando strumenti di comunicazione, piattaforme di videoconferenza e altre applicazioni tecnologiche che supportano il lavoro da remoto e ibrido. La tecnologia svolge un ruolo cruciale nel colmare il divario tra dipendenti in remoto e in sede, consentendo una collaborazione e una comunicazione fluide tra diverse sedi.

21. Semplifica il tuo spazio di lavoro
Ottimizza la disposizione del tuo ufficio per soddisfare le esigenze di un modello di lavoro ibrido, che potrebbe includere postazioni di lavoro più flessibili e spazi collaborativi. Determina le modifiche necessarie alla configurazione del tuo ufficio in base al modo in cui lavorano i tuoi dipendenti e assicurati che lo spazio di lavoro supporti la loro produttività e il loro benessere.

22. Dare il buon esempio
Coltiva una cultura aziendale positiva che valorizzi la comunicazione, la fiducia e il rispetto reciproco tra i dipendenti, indipendentemente dalla loro ubicazione fisica. Rafforza i legami del tuo team, promuovi un dialogo aperto e dai priorità al benessere dei dipendenti per mantenere un ambiente di lavoro coeso e solidale in un contesto ibrido.

23. Comunicare chiaramente le aspettative lavorative
Siate trasparenti sulle attività e le aspettative della vostra azienda quando assumete nuovi dipendenti, inclusi i dettagli sul modello di lavoro ibrido. Discutete le opportunità di lavoro disponibili nel contesto dell'ambiente di lavoro ibrido durante il processo di selezione per assicurarvi che i candidati capiscano cosa aspettarsi.

24. Condividi documenti e dati importanti
Implementare policy e procedure per garantire che i dipendenti abbiano accesso ai file e alle informazioni necessarie per svolgere efficacemente i propri ruoli, sia che lavorino da remoto che in sede. Mantenere protocolli di sicurezza e privacy dei dati per prevenire violazioni, consentendo al contempo ai dipendenti di accedere alle informazioni essenziali per il loro lavoro.

25. Investire in iniziative di lavoro virtuale
Migliora la collaborazione virtuale organizzando videoconferenze per tutte le riunioni e gli eventi sociali, consentendo ai dipendenti che lavorano da remoto di sentirsi connessi e coinvolti con i propri team. Utilizza la tecnologia per colmare il divario tra i lavoratori da remoto e quelli in sede e promuovere un senso di unità e coesione tra tutti i membri del team.

In conclusione, la transizione a un modello di lavoro ibrido richiede un'attenta pianificazione, una comunicazione efficace e l'impegno a sostenere il benessere e la produttività dei dipendenti. Mettendo in pratica questi suggerimenti per i responsabili delle risorse umane e dei facility manager, le aziende possono creare un ambiente di lavoro sostenibile e inclusivo che massimizza i vantaggi del lavoro ibrido, promuovendo al contempo la collaborazione di squadra, l'innovazione e il successo nell'era digitale.